Administración y el entorno en las empresas.
Administración y el entorno en las empresas.
Introducción
¿Qué es una empresa?
Las empresas son la base de nuestro sistema económico. Producen los bienes y servicios que nos son necesarios y a la vez proporcionan a los trabajadores el dinero preciso para comprarlos. En esta unidad veremos cómo funciona una empresa y cómo se relaciona con el entorno.
Administración
Es el conjunto de funciones cuya finalidad es administrar. Es considerada la técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una organización o entidad, también tiene como objetivo el estudio de las técnicas utilizadas en la planificación, en la integración, control de los recursos y la unificación de una organización con la finalidad de obtener de ello diversos beneficios, ya sea de índole social o económico, este último va a depender de los fines que dicha organización tenga por objetivo.
¿Qué hay alrededor de una empresa?
La empresa no es un ente aislado, sino que interacciona con todo lo que la rodea. Esto es lo que se conoce como entorno empresarial, que analizaremos en este apartado.
Las empresas no tendrían razón de ser si no hubiera una relación con los clientes o con los proveedores que les suministran las materias primas. También están afectadas por la competencia, las leyes que dicte el Gobierno sobre pago de impuestos, el respeto al medio ambiente... En definitiva, no se puede entender la empresa sin tener en cuenta su entorno. Al relacionarse con su entorno se dice que la empresa es un sistema abierto. Es un sistema porque consta de una serie de elementos interrelacionados, como vimos en el apartado anterior, y es abierto porque está en continua interacción con el exterior.
Conjunto de elementos (subsistemas) relacionados entre sí y con su entorno, encaminados a cumplir una serie de objetivos.
Son varios los subsistemas que componen el sistema empresarial. Los más importantes son el de producción, el comercial, el financiero y el de recursos humanos. Todos ellos se relacionan en mayor o menor medida con el entorno, lo que deberá tenerse en cuenta para diseñar el proyecto empresarial, como iremos viendo a lo largo del libro. Tradicionalmente el entorno de la empresa se divide en dos grandes grupos: específico y general.
• Entorno específico. Afecta de modo especial a nuestra empresa, y es más cercano.
• Entorno general. Afecta a todas las empresas, y no lo hace de modo tan directo.
El gráfico de la derecha ilustra ambos tipos de entorno.
El entorno específico
Este entorno comprende aquellos elementos externos a la empresa que están relacionados estrechamente con ella y, por tanto, tienen una influencia muy directa.
El análisis del entorno específico es fundamental a la hora de decidir dónde se ubica la empresa. Los principales componentes del entorno específico son los siguientes:
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El entorno general
En este caso nos referimos a factores no tan directamente vinculados a la empresa pero que en muchas ocasiones tienen una influencia decisiva. Este entorno es más difícil de controlar, pues depende de factores que están fuera del alcance de la empresa. Sin embargo, es necesario efectuar un análisis y un seguimiento detallados de esta situación con el objeto de adelantarse a posibles cambios. De este modo se tendrá capacidad de reacción para aprovechar las oportunidades que surjan o para protegernos ante futuras amenazas.
Modelo de sistemas abiertos
Un modelo de sistemas abiertos ve a una organización como dinámica y continuamente interactuando con su medio, en la medida que toma sus insumos, actúa para transformarlos y produce resultados.
Los insumos o ingresos de la organización son sus recursos productivos, que luego se usan para la producción o ensamblado de bienes finales o servicios, que son sus productos o sus resultados.
Las tres situaciones posibles a la que se puede enfrentar una empresa son:
Insumo mayor al egreso: La empresa está perdiendo dinero porque sus factores de entrada son mayores que los producidos.
Insumo igual a producción: La empresa está en su punto de equilibrio. Producción menor a insumo: Como el valor de los productos es mayor que el valor del insumo, la empresa está produciendo utilidades.
La verdadera productividad de la empresa será evidente cuando el valor de mercado de los productos de una empresa sea mayor que sus recursos de insumo. La diferencia entre producción e insumos se llama ganancias brutas. Las organizaciones de negocios que usen los recursos limitados con mayor eficacia y eficiencia tendrán más ganancias brutas.
Medio externo de las empresas
El medio externo de las empresas son aquellas fuerzas externas a la organización que influyen en la manera en la que funciona dicha organización: sociológicas, políticas, económicas y tecnológicas.
Factores sociológicos: Una perspectiva sociológica del medio incluye el estatus y tendencias demográficas, la ética que prevalece y los valores personales, y los valores culturales generales. Cada país tiene su medio social único, y en la medida en que las empresas se convierten en internacionales, la administración debe comprender estos medios exclusivos.
Factores tecnológicos: Este factor tiene el efecto más drástico en las empresas, ya que los cambios en el medio externo a menudo se sienten dentro de la empresa. Esta puede estar por completo comprometida con una forma de tecnología, y haber hecho inversiones de capital importantes en maquinas y capacitación, solo para ver surgir una tecnología nueva, más innovadora y costo-eficacia. Debido a la velocidad de crecimiento sin precedentes de Internet en los últimos cinco años del siglo xx, los mercados pueden cambiar casi en una noche. Ignorar los cambios en la tecnología puede constituir una alerta fatal para la administración que puede llevar a la empresa a desaparecer.
Existen tres áreas principales del medio tecnológico que los administradores deben considerar al tomar decisiones, estas son: fuente de una nueva tecnología llamada proceso de innovación, la manera en la que se introduce la tecnología nueva en una empresa, llamada proceso de transferencia de tecnología, y la tecnología actual que va a la vanguardia y su aplicación dentro de la empresa.
Factores económicos: Como ya se menciona en la teoría del modelo de los sistemas abiertos de una empresa de negocios, la organización usa los recursos (factores de entrada) para producir bienes y servicios (resultados). Todo esto dentro de un ambiente económico general, el cual afecta cada uno de estos factores. Los directivos deben considerar el estado de la economía en la toma de decisiones de negocios, y cada vez más la economía internacional debe ser considerada en la planeación y toma de decisiones ejecutivas. Esos aspectos que deben ser considerados son la propia economía, los clientes y los competidores.
Factores políticos: Las leyes son el medio fundamental mediante el cual los factores políticos afectan a las empresas. Estas deben de responder a las leyes y reglamentos locales, estatales y federales. Todas las transacciones de negocios deben apegarse a lo que establecen las leyes en el país en el que se desarrollan. Una empresa debe afiliarse con otras similares, en asociaciones de comercio, y buscar influir o cabildear por cambios en las leyes. Las empresas deben también relacionarse con las dependencias federales, estatales y locales que se encargan de supervisar las operaciones de cierta clase de empresa. La relación gubernamental en los ámbitos local y federal, puede influir y, a veces, restringir la toma de decisiones de la administración.
Todas las empresas funcionan dentro de diversos medios externos, el más importante de estos es el político y el legal. Para ayudar a asegurar el éxito comercial, todos los ejecutivos deben tener presente el estado actual de, y los cambios propuestos en estos medios. Ignorar estos cambios en el área de política o en los códigos legales, es buscar un problema.
Medio interno de las empresas
Los elementos dentro de la organización que están disponibles para ser usados en el cumplimiento de sus metas, son los recursos organizacionales. Estos son los recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros.
Recursos financieros: Todas las organizaciones requieren recursos financieros para permitir sus operaciones actuales y para tener fondos para el crecimiento. Si esto es muy rentable, el dinero ganado puede quedarse en la empresa y emplearse para tener fondos para el crecimiento deseado. Estos fondos se llaman utilidades retenidas (porque se retienen en la empresa, no se pagan como dividendos a los accionistas): esta es la manera más barata de financiar el crecimiento de la empresa. Esta fuente de fondos es a menudo inadecuada para financiar el nivel deseado de crecimiento; por ello, deben utilizarse otras fuentes. Para asegurar los recursos financieros necesarios, los administradores pueden buscar fondos por fuera de la empresa.
Existen dos fuentes generales de financiamiento para las empresas:
1) Capital de adeudo: es el dinero prestado a la organización para usarse en los negocios. Los préstamos bancarios, las líneas de crédito y los bonos corporativos son formas de deuda. Toda deuda genera intereses que son el dinero pagado, ya sea a un banco o aun propietario de bonos por el uso del dinero.
2) Capital propio: cuando una empresa vende sus acciones está renunciando a la propiedad; a esto se le llama capital propio. Una vez que se vende una acción la empresa no necesita recomprarla. En general una empresa no tiene la obligación de pagar dividendos. El capital propio es una de las formas más cara a largo plazo de obtener capital porque al vender acciones la empresa renuncia a su propiedad y una vez vendida la acción se va para siempre a menos que se recompre.
Las tareas financieras más importantes que confrontan los administradores son adquirir los fondos necesarios mediante una combinación de utilidades retenidas, capital de deuda y capital propio, y destinar los recursos financieros obtenidos para el uso de la empresa.
Recursos físicos: Los recursos físicos de una empresa, incluyen la planta y equipo de producción, así como las instalaciones para la distribución y los inventarios de materias primas. La tarea del administrador es asegurar que las plantas estén localizadas en áreas donde los valores del lugar sean propicios para la empresa productora y exista una oferta de mano de obra y que cuente con una oferta adecuada y confiable de materias primas. La disponibilidad de materias primas y los valores locales de la comunidad donde la planta está ubicada, ejercerán influencia en la toma de decisiones gerenciales. Los administradores periódicamente evalúan la manera en que los recursos físicos de una empresa se adquieren y utilizan.
Recursos humanos: La gente que trabaja en una empresa constituyen sus recursos humanos, lo que satisface las necesidades de la organización de adquirir las capacidades necesarias para conducir un negocio eficaz y eficiente. Existen cuatro tareas que el directivo debe enfrentar en el área de los recursos humanos:
1) Captar los trabajadores necesarios.
2) Poner a los empleados correctos en los puestos correctos.
3) Motivar un desempeño humano eficiente que lleve al trabajador a niveles aceptables de productividad.
4) Evaluar el desempeño de un empleado.
Recursos tecnológicos: Los recursos tecnológicos se refieren al nivel de tecnología aplicado dentro de la empresa. El nivel de tecnología de una empresa puede ser considerablemente diferente del nivel de tecnología que va a la vanguardia. El administrador debe decidir el nivel apropiado de tecnología para la empresa respecto a sus metas y a las capacidades apropiadas de los recursos humanos necesarias para que apliquen la tecnología. Puede que la organización no necesite lo último en tecnología para operar eficazmente, pero si se requieren altos niveles de capacidades para operar la tecnología nueva. La empresa debe capacitar a los empleados en las nuevas habilidades o contratar a nuevos que ya las tengan.
Cultura corporativa
Un aspecto importante del medio interno de una empresa es su cultura corporativa, la suma total de valores, costumbres, tradiciones y significados que hace única a una empresa. La cultura corporativa comprende la visión de los fundadores de la empresa y de sus primeros héroes. A menudo se trata de una mitología que adorna los logros actuales de dicha persona; estos primeros valores sirven para guiar e influenciar a la administración actual.
Cuando los trabajadores ingresan a una compañía nueva, por lo común reciben una orientación formal. Esta consiste desde una simple instrucción verbal, un folleto o un manual impreso de clases formales. Parte de esta orientación puede ser contar de nuevo los primeros días de la empresa y las hazañas de sus héroes. No solo compartir la anécdotas si no una transmisión de los valores esenciales apreciados dentro de ella. La orientación expone la filosofía, los valores y las acciones esperadas de los empleados de la empresa.
En los administradores también influyen los estándares éticos, que ordenan la conducta tanto dentro como fuera de la empresa. Las acciones no éticas son aquellas que van en contra de los estándares de moral aceptados del momento y lugar. Los estándares éticos son producto de un momento y un sitio, y pueden cambiar con el paso del tiempo y con cambios de lugar. Los valores de una cultura corporativa también influyen en los estándares éticos dentro de una empresa.
La cultura corporativa influye en la conducta de los ejecutivos, es decir, la suma total de valores, costumbres, tradiciones y significados que hace única a una empresa, a menudo se le llama carácter de una organización. La ética gerencial se refiere a los estándares de conducta aceptados y comprendidos en una industria, y en los códigos de la empresa. Algunas de las conductas especificadas en los códigos éticos pueden ser legales, pero pueden no ser aceptadas dentro de una compañía o industria.
La globalización y la administración
Globalización se puede definir como el reconocimiento por parte de las organizaciones, de que los negocios deben tener un enfoque global, en lugar de local.
El término de la globalización de la administración es una realidad de la vida diaria. Se puede observar en la televisión y periódico que están llenos de noticias que nos recuerdan que las organizaciones han adoptado un enfoque global.
Los noticieros hablan, con frecuencia de asuntos como las balanzas comerciales internacionales y las fluctuaciones de las monedas. No es raro leer acerca de empresas japonesas que están avanzando en los mercados de Estados Unidos ni de empresas estadounidenses que están progresando en los mercados de Japón. Se nos informa de administradores de los países que estaban tras la cortina de hierro que ahora se preparan en Europa Occidental o Estados Unidos y de empresas estadounidenses y británicas que se unen para ofrecer nuevos servicios de telecomunicaciones y viajes en avión. Hoy, ningún gerente se puede dar el lujo de suponer que su organización está aislada de todas estas actividades mundiales. Hoy, no es nada raro encontrar una organización global, con oficina matriz en Estados Unidos, que cuente con operaciones fabriles en, por decir algo, Estados Unidos, Alemania y Singapur; que venda sus productos en docenas de países llamados Cuatro Tigres Hong Kong, Singapur, Corea del Sur y Taiwán. Las grandes organizaciones no son las únicas que han optado por la vía global, también es cada vez mayor la cantidad de pequeñas empresas que lo hacen. La Globalización es el Reconocimiento por parte de las organizaciones, de que las organizaciones deben tener un enfoque global y no un enfoque local. También puede esta ser definida de muchas maneras, dependiendo de qué nivel se desee analizar, se puede hablar de la globalización del mundo entero, de un país, industrias específicas, empresas, hasta de un modelo económico y político.
A escala mundial, la globalización se refiere a la creciente interdependencia entre los países, tal como se refleja en los flujos internacionales de bienes, servicios, capitales y conocimientos.
A escala nacional, se refiere a la magnitud de las relaciones entre la economía de una nación y el resto del país.
Es un proceso de crecimiento internacional o mundial del capital financiero, industrial, comercial, recursos, humano, político y de cualquier tipo de actividad intercambiable entre países.
Oportunidades de la globalización:
Las oportunidades de la globalización en condiciones apropiadas este fenómeno ofrece posibilidades extraordinarias de progreso en términos de organización, eficacia, productividad, difusión de los conocimientos, mejora del nivel de vida y acercamiento entre los hombres. En suma, puede contribuir a que se produzca en un contexto mundial un crecimiento más fuerte, mejor equilibrado y más propicio para el desarrollo de los países pobres.
La globalización plantea la oportunidad de mejorar las condiciones de acceso a mercados que anteriormente se hallaban mas fragmentados. Los flujos de información, tecnología y capital de cartera han sido los que más han incrementado su movilidad y por consiguiente, constituyen los mercados donde más han mejorado las condiciones de acceso para economías con menor capacidad relativa de generación endógena. Sin embargo las condiciones para aprovechar estas oportunidades esta heterogéneamente distribuidas entre países. Un aspecto central. Por consiguiente, reside en identificar los atributos que mejoran dicha capacidad y permiten revertir los aspectos negativos heredados de comportamientos pasados.
El proceso de globalización también crea nuevas oportunidades en tanto incrementa la competencia, sienta las bases para el establecimiento de nuevas alianzas empresarias y sociales, y contribuye a la desarticulación de los oligopolios establecidos.
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